Lentorata Oy:n eettiset toimintaperiaatteet (Code of Conduct)
Dokumentin tarkoitus ja hyväksyvä taho
Tämä eettinen ohje (Code of Conduct) kokoaa yhteen Lentorata Oy:n toiminnan kannalta keskeiset menettelytavat, joilla varmistetaan sääntelyn mukainen, ammattimainen ja eettinen toiminta niin Lentorata-yhtiössä kuin sen alihankintaketjussa. Edellytämme yhteistyökumppaneidemme sitoutuvan tässä ohjeessa kuvattuihin menettelytapoihin.
Lentorata-hanke on Euroopan Unionin osarahoittama hanke. Kesäkuussa 2023 Euroopan komissio myönsi hankkeen suunnitteluun Verkkojen Eurooppa -välineen (Connecting Europe Facility, CEF) rahoitusta 2,69 miljoonaa vuosille 2023–2025. Jokaisen yhtiön yhteistyökumppanin tulee olla tietoinen, että EU-komission tarkastuselimillä on oikeus tarkastaa, arvioida, auditoida ja tutkia toimittajia EU-rahoituksen käyttöön liittyen.
Yhtiön hallitus vahvistaa eettiset toimintaperiaatteet vuosittain.
Lentorata Oy
Lentorata Oy on vuonna 2020 perustettu hankeyhtiö, jonka tehtävänä on suunnitella Pasilasta Helsinki-Vantaan lentoaseman kautta Keravalle kulkeva uusi ratayhteys, Lentorata, rakentamisvalmiuteen saakka. Lentorata Oy:n osakkaita ovat Suomen valtion lisäksi Helsinki, Vantaa ja Lahti.
Toteutamme vastuullisuusohjelmaamme
Vastuullisuustyötä Lentorata Oy:ssä ja Lentorata-hankkeessa ohjaa vastuullisuusohjelma. Edellytämme myös yhteistyökumppaneidemme sitoutuvan ohjelmaan.
Vastuullisuusohjelmassamme otetaan huomioon valtio-omistajan päätavoitteet sekä YK:n kestävän kehityksen tavoiteohjelma Agenda2030. YK:n kestävän kehityksen tavoitteista Lentorata-hankkeessa sitoudutaan noudattamaan ja kehittämään erityisesti seuraavia:
- Tavoite 9: Kestävää teollisuutta, innovaatioita ja infrastruktuureja.
- Tavoite 11: Kestävät kaupungit ja yhteisöt.
Vastuullisuusohjelmaamme on kirjattu huolellisuusvelvoite osana toimintaperiaatteita. Huolellisuusvelvoitteen mukaan yhtiöllä on vastuu tunnistaa, estää, vähentää sekä lopettaa yhtiön sellaiset toimet, jotka aiheuttavat negatiivisia ihmisoikeus- ja ympäristövaikutuksia. Vastuu ulottuu yhtiön toimitusketjuun.
Ylintä päätösvaltaa Lentorata Oy:n vastuullisuuslinjauksista käyttää yhtiön hallitus, joka hyväksyy vastuullisuusohjelman ja vuosittain asetettavat vastuullisuustavoitteet ja -mittarit. Raportoimme vastuullisuustavoitteiden toteutumisesta vuosittain toimintakertomuksessa sekä vastuullisuusraportissa.
Noudatamme hyviä liike- ja hallintotapoja ja kannamme taloudellisen vastuumme
Noudatamme kaikessa toiminnassamme hyvää hallintotapaa sekä voimassa olevia lakeja ja säännöksiä. Varmistamme, että osakkaillamme on riittävä tieto päätöksenteosta. Raportoimme liiketoiminnastamme läpinäkyvästi ja oikea-aikaisesti. Käytämme julkisia varoja kestävästi.
Olemme luotettava yhteistyö- ja sopimuskumppani, ja edistämme eettisiä toimintatapoja yhteistyö- ja liikesuhteissamme. Liikesuhteet kumppaneihimme määräytyvät kaupallisin perustein.
Riskienhallintamme on aktiivista ja ennakoivaa ja viime kädessä jokaisen työntekijän ja myös yhteistyökumppaniemme vastuulla.
Emme salli korruptiota tai väärinkäytöksiä
Emme hyväksy korruptiota, lahjontaa, harmaata taloutta tai muuta vilpillistä toimintaa. Tätä edellytämme myös yhteistyökumppaneiltamme.
Edistämme läpinäkyvyyttä kaikessa toiminnassa ja talouden hoidossa väärinkäytösten ehkäisemiseksi. Emme anna, vastaanota tai vaadi lahjuksia tai muita etuuksia, jotka voisivat vaikuttaa toimintamme puolueettomuuteen yhteistyökumppaneidemme tai viranomaisten kanssa. Yhteistyökumppaniemme tulee välttää kaikkea sellaista kanssakäymistä työntekijöidemme kanssa, joka voi aiheuttaa tai vaikuttaa aiheuttavan eturistiriidan työntekijälle, jonka velvollisuus on toimia Lentoradan etujen mukaisesti. Myöskään työsuhde, hallintoelinjäsenyys tai edustus Lentorata Oy:n ulkopuolisessa yrityksessä tai yhteisössä ei saa vaikuttaa yhtiön päätöksentekoon.
Hankintoihin osallistuvien on ilmoitettava mahdolliset eturistiriidat ja vältettävä tilannetta, jossa henkilökohtaiset edut voivat vaikuttaa hankintapäätöksiin. Eturistiriidat on käsiteltävä avoimesti ja ratkaistava asianmukaisesti.
Teemme hankintamme vastuullisesti ja kestävää kehitystä edistäen
Lakisääteisten vaatimusten noudattaminen
Teemme hankintamme Suomen hankintalain (1397/2016) sekä EU:n hankintadirektiivien mukaisesti. Noudatamme kilpailu- ja ympäristölainsäädäntöä, työehtosopimuksia, kansainvälisiä ihmisoikeusnormeja sekä muita soveltuvia lakeja ja määräyksiä. Myös yhteistyökumppaneidemme tulee sitoutua voimassa oleviin lakeihin, säädöksiin, lakisääteisiin vaatimuksiin ja kansainvälisiin pakotteisiin sekä petosten estämiseen kaikissa toimipaikoissaan. Mikäli tässä dokumentissa kuvattujen eettisten toimintaperiaatteiden vaatimukset ylittävät paikallisen lainsäädännön, on noudatettava eettisiä toimintaperiaatteita.
Avoimuus ja tasapuolisuus
Hankintaprosessimme ovat avoimia ja tasapuolisia, ja kaikilla toimittajilla on yhdenvertaiset mahdollisuudet osallistua prosessiin. Valmistelemme hankinnat niin, että tarjouspyynnöt ja valintakriteerit ovat selkeitä ja helposti saatavilla. Tarjouksia arvioitaessa kohtelemme kaikkia toimittajia samanarvoisesti. Valintakriteereissä painotamme hankintalain mukaisia tekijöitä, kuten kokonaistaloudellista edullisuutta (kvaliteetti–hintasuhde), ympäristövaikutuksia, sosiaalista vastuuta ja toimittajien kykyä täyttää sopimusehdot.
Edellytämme myös toimittajiemme kilpailevan reilusti ja voimassa olevan kilpailulainsäädännön mukaisesti. Ne eivät ne saa tehdä kilpailijoidensa kanssa sopimuksia, joiden tarkoituksena on hinnoista sopiminen tai palveluiden tai tuotteiden saannin rajoittaminen.
Ympäristövastuu ja kestävä kehitys
Edistämme kestävää kehitystä ja ympäristönsuojelua kaikissa hankinnoissamme. Toimittajiemme on sitouduttava noudattamaan ympäristölainsäädäntöä ja toimimaan hankintalaissa mainittujen ympäristönsuojelua koskevien sopimusten mukaisesti. Hankintapäätöksissä otamme huomioon ympäristövaikutukset, kuten energiatehokkuuden, kierrätettävyyden sekä vähäpäästöisten tuotteiden ja palvelujen suosimisen.
Toimittajien on sitouduttava mittaamaan sekä seuraamaan toimintaansa ja toimitusketjunsa ympäristö- ja ilmastovaikutuksia. Toimittajien tulee arvioida tuotettujen tavaroiden ja palveluiden elinkaaren aikaisia ympäristövaikutuksia ja pyrkiä parantamaan toimintansa ympäristöystävällisyyttä sekä pyrkiä asettamaan ympäristöystävällisyyttä ja hiilijalanjäljen pienentämistä koskevia vaatimuksia myös toimitusketjulleen.
Laadun ja turvallisuuden varmistaminen
Kaikkien hankittavien tuotteiden ja palvelujen tulee täyttää sopimuskokonaisuudessa määritellyt laatu- ja turvallisuuskriteerit. Toimittajien on varmistettava, että niiden tarjoamat tuotteet ja palvelut täyttävät sovellettavat laatua ja käyttökelpoisuutta koskevat säädökset ja standardit.
Luottamuksellisuus ja tietosuoja
Käsittelemme hankintaprosesseissa kerättyä tietoa luottamuksellisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Avoimuusperiaatteen mukaisesti hankintaa koskevat asiakirjat ja hankintapäätöksen perusteet ovat kuitenkin julkisia, lukuun ottamatta asiakirjoja ja/tai tietoa, joka kuuluu hankintaprosessiin osallistuneiden yritysten liikesalaisuuden piiriin. Yhtiönä huolehdimme siitä, että kaikki hankintatoimenpiteissä mukana olevat osapuolet noudattavat tietosuoja- ja luottamuksellisuusvaatimuksia.
Avoimuusperiaate edellyttää esimerkiksi, että hankinnasta ilmoitetaan julkisesti ja että hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata. Avoimuusvaatimukseen kuuluu hankintapäätösten riittävä perusteluvelvollisuus, sillä kirjallisesta päätöksestä on käytävä ilmi esimerkiksi tarjouksen hylkäämisen perusteet ja muut olennaiset päätökseen vaikuttaneet seikat. Lisäksi avoimuus edellyttää, että tarjouskilpailuun osallistuneille tiedotetaan tarjouskilpailun ratkaisemisesta ja että hankintaa koskevat asiakirjat pidetään lähtökohtaisesti julkisina. Kaikki asiakirjat eivät luonnollisesti ole julkisia, sillä avoimuusperiaate ei ulotu esimerkiksi sellaisiin asiakirjoihin, jotka sisältävät esimerkiksi tarjoukseen osallistuneiden yritysten liikesalaisuuksia.
Valvonta sekä valitus- ja oikaisumenettelyt
Hankintatoimintaa valvotaan jatkuvasti sen varmistamiseksi, että se täyttää lakisääteiset ja eettiset vaatimukset. Yhtiö arvioi säännöllisesti hankintojen toteuttamista. Mikäli poikkeamia ilmenee, niihin puututaan nopeasti ja asianmukaisesti.
Mikäli toimittaja tai muu osapuoli kokee hankintaprosessissa epäselvyyksiä tai epäoikeudenmukaisuutta, heillä on oikeus valittaa ja hakea oikaisua hankintapäätöksestä. Valitusprosessi noudattaa hankintalain sääntöjä ja määräyksiä.
Tuemme ja kunnioitamme ihmisoikeuksia ja oikeudenmukaisia työolosuhteita
Tuemme ja kunnioitamme kansainvälisesti julistettuja ihmisoikeuksia ja noudatamme korkeimpia työlainsäädännön ja ihmisoikeusnormien vaatimuksia. Myös yhteistyökumppaniemme tulee varmistaa, etteivät ne omassa toiminnassaan tai toimitusketjuissaan ole osallisina ihmisoikeusrikkomuksiin, kuten lapsityövoiman käyttöön tai pakkotyöhön. Kaikkien hankkeessa tai sen alihankintaketjussa työskentelevien tulee saada työskennellä turvallisissa, terveellisissä ja oikeudenmukaisissa olosuhteissa ja palkan ja sen ehtojen sekä työajan tulee olla reiluja ja vähintään kansallisen lainsäädännön mukaisia.
Lähtökohtamme on, että jokaisen ihmisen arvokkuutta, yksityisyyttä ja henkilökohtaisia oikeuksia on kunnioitettava. Emme hyväksy syrjintää. Työntekijöitä tulee kohdella heidän kykyjensä ja pätevyytensä perusteella kaikissa työsuhdetta koskevissa kysymyksissä riippumatta rodusta, kansalaisuudesta, sosiaalisesta taustasta, mahdollisesta vammasta, seksuaalisesta suuntautumisesta, poliittisesta tai uskonnollisesta vakaumuksesta, iästä tai sukupuolesta.
Ylläpidämme ja edistämme turvallista työympäristöä
Tarjoamme työntekijöillemme turvallisen, terveellisen ja yhdenvertaisen työskentely-ympäristön. Pyrimme aktiivisesti edistämään heidän työterveyttään, työtyytyväisyyttään ja henkilökohtaista kehitystään. Emme suvaitse fyysistä tai henkistä kiusaamista tai häirintää. Työnantajana noudatamme kansainvälisen työjärjestö ILO:n julistusta työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista. Vastaavaa sitoutumista edellytämme myös yhteistyökumppaneiltamme.
Huolehdimme tietosuojasta ja tietoturvasta
Sitoudumme suojaamaan ja käsittelemään liiketoimintaan liittyvää luottamuksellista tietoa sekä henkilöstömme ja sidosryhmiemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Yhtiöllä on ajantasainen tietoturvapolitiikka, jossa määritellään tavat käyttää liiketoimintaan liittyvää tietoa, järjestelmiä, laitteita ja viestintäkanavia vastuullisesti ja lain säätämällä tavalla niin, ettei kolmansilla osapuolilla ole oikeudetonta pääsyä luottamukselliseen tietoon.
Myös yhteistyökumppaneidemme ja heidän alihankkijoidensa tulee käsitellä kaikkea toimeksiannon yhteydessä saamaansa tietoa luottamuksellisena ja käyttää tietoa ainoastaan sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kumppaneidemme tulee varmistaa, ettei tietoon pääse käsiksi luvattomasti eikä sitä muuteta, luovuteta tai hävitetä asiattomasti. Tietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen sopimuksen toteuttamiseksi. Epäillyistä tietoturva- tai tietosuojarikkeistä tulee ilmoittaa tilaajalle viipymättä.
Rikkomuksista raportoiminen
Jokaisen Lentorata Oy:n työntekijän tulee viipymättä raportoida tilanteista tai toiminnasta, jonka hän epäilee rikkovan lainsäädäntöä tai näitä yhtiön eettisiä toimintaperiaatteita. Tällaisessa tilanteessa otetaan yhteyttä joko omaan esihenkilöön tai hänen esihenkilöönsä.
Myös Lentorata Oy:n toimittajilla tai kenellä tahansa, joka havaitsee tai epäilee eettisiä toimintaperiaatteita rikkovaa toimintaa, on velvollisuus raportoida siitä yhtiölle. Käytössämme on myös Whistleblowing-kanava, jonka kautta ilmoituksen voi tehdä nimettömästi. Kaikki raportoidut ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja niin, ettei ilmoituksen tekijälle koidu kielteisiä seuraamuksia.