1. Rekisterinpitäjä
Suomi-rata Oy
Y-tunnus: 3176750-3
Postiosoite: Lentäjäntie 3, 01530 Vantaa
Sähköpostiosoite: toimisto@suomirata.fi
2. Tietosuojavastaava
Suomi-rata Oy
Lentäjäntie 3
01530 Vantaa
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Suomi-rata Oy on valtion ja kuntien omistama valtion erityistehtäväyhtiö, joka kehittää ja tuottaa yhteiskunnan, viranomaisten ja osakkaidensa tarpeisiin raideliikenneinfrastruktuurin suunnitelmia ja tähän liittyvien hyötyjen, haittojen ja muiden vaikutusten arvioita.
Suomi-rata Oy käsittelee henkilötietoja ratalaissa (2.2.2007/110) säädetyn suunnittelutehtävän toteuttamiseksi. Suunnittelutehtävän ensisijaisena tarkoituksena ei ole henkilötietojen kerääminen, mutta suunnittelun yhteydessä Suomi-rata Oy käsittelee suunnitteluun liittyvien sidosryhmien ja sopimuskumppaneiden tai niiden edustajana toimivien luonnollisten henkilöiden tietoja, kiinteistötietoja sekä kiinteistöjä omistavien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja, jolloin on kyse Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen1 (jäljempänä ”tietosuoja-asetus”) mukaisesta henkilötietojen käsittelystä. Suunnittelun yhteydessä henkilötietoja voidaan käsitellä myös suunnittelutehtävästä viestimiseen ja tiedottamiseen eri kohderyhmille sekä suunnittelun toteuttamiseen liittyvien oikeudellisten velvoitteiden, kuten sopimusten valmistelua ja täytäntöönpanoa varten. Henkilötietoja käsitellään myös suunnitteluun liittyvien kuulemisvelvoitteiden täyttämiseksi, jolloin käsittelyn kohteena ovat suunnittelun osalta kuultavien tai suunnittelun osalta muutoin palautetta, muistutuksia tai muita vastaavia yhteydenottoja antavien tai jättävien luonnollisten henkilöiden tai muiden sidosryhmien edustajien henkilötiedot.
1EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohtiin a, b, c, e ja f.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (alakohta a) silloin, kun rekisteröity on antanut Suomi-rata Oy:lle suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa kyseisen suostumuksen.
Henkilötietojen käsittely perustuu alakohtaan b silloin, kun käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa Suomi-rata Oy ja rekisteröity sopijapuolina taikka muutoin sopimuksen osapuolina, tai tällaisen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Henkilötietojen käsittely perustuu c-alakohtaan silloin, kun henkilötietoja käsitellään ratalaissa rekisterinpitäjälle säädetyn suunnittelutehtävän mukaisen ratasuunnitelman laatimiseksi.
Henkilötietojen käsittely voi perustua myös e -alakohtaan, kun on kyse Suomi-rata Oy:n yllä mainitun suunnittelutehtävän toteuttamisesta ja käsittely on tämän tehtävän toteuttamisen yhteydessä tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi taikka julkisen vallan käyttämiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun (alakohta f) silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen yhteys voi muodostua esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on Suomi-rata Oy:n suunnittelutehtävään liittyen omasta aloitteestaan yhteydessä rekisterinpitäjään.
4. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
Suomi-rata Oy käsittelee sen yhteistyö- ja sopimuskumppaneiden edustajina toimivien luonnollisten henkilöiden henkilö- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ovat nimet, postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja asemaa tai tehtävää yrityksessä kuvaavat tiedot sekä sopimusten tiedot ja viestintää koskevat tiedot. Suomi-rata Oy käsittelee sen suunnittelutehtävään liittyen kiinteistöjen tietoja sekä niihin liittyviä luonnollisten henkilöiden tietoja liittyen kiinteistöjen omistajuus- ja hallintatietoihin.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Suostumukseen perustuvassa henkilötietojen käsittelyssä tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään ja tietojen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Kun kyse on sopimusten täytäntöönpanosta tai sopimusten valmistelusta tai muista sopimusta edeltävistä toimenpiteistä, saadaan tiedot sopijakumppanilta tai sitä edustavalta henkilöltä ja tämän lisäksi julkisista rekistereistä (kuten kaupparekisteri). Rekisteröidyltä itseltään tietoja saadaan myös suunnitteluun liittyviä palautteita, muistutuksia tai muita yhteydenottoja koskien. Rekisteröity voi mainituissa tilanteissa päättää, missä laajuudessa hän antaa tietoja itsestään. Mikäli henkilö ei anna yhteystietojaan, rekisterinpitäjä ei voi olla häneen yhteydessä suunnittelua koskevissa asioissa.
Kun kyse on kiinteistöjen omistusta tai hallintaa koskevista tiedoista, saadaan tiedot niistä viranomaisten ylläpitämistä tietojärjestelmistä tai rekistereistä, joihin kyseisiä tietoja lain nojalla tallennetaan ja joissa kyseisiä tietoja ylläpidetään. Tiedot saadaan kyseisistä rekistereistä tai tietojärjestelmistä niitä koskevan erillislainsäädännön ja niissä säädettyjen tiedonsaantioikeuksien nojalla.
6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Suomi-rata Oy ei säännönmukaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Suomi-rata Oy voi luovuttaa henkilötietoja viranomaisille, mikäli laissa niin erikseen säädetään.
Ratalain 22 b §:n mukaisesti suunnitelma on asetettava julkisesti nähtäville. Nähtäville asetettavaan suunnitelmaan voi sisältyä suunnitelman kannalta olennaisia henkilötietoja, kuten suunnitelmakarttoihin sisältyviä kiinteistötunnuksia.
Suomi-rata Oy luovuttaa suunnitelmiin sisältyviä henkilötietoja sille taholle, jonka tehtäväksi on laissa säädetty suunnitelman hyväksyminen ja suunnitelmaan perustuvan ratahankkeen toteuttaminen.
Suomi-rata Oy käyttää kolmansien osapuolten palveluita IT-palveluiden tuotannossa, kuten tietojärjestelmien ylläpidossa. Tällaiset kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä määrätään sopimuksella rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän tai -käsittelijöiden välillä. Henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja ainoastaan sopimuksen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
7. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
Suomi-rata Oy käsittelee henkilötietoja EU/ETA-alueella, eikä siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin.
8. Tietojen säilytysajat
Suomi-rata Oy käsittelee henkilötietoja niin kauan, kun se toteuttaa kohdassa 4 kuvattua suunnittelutehtävää.
Suunnitelmien voimassaolosta säädetään ratalain 26 §:ssä. Suunnitelmiin sisältyviä henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun suunnitelmat ovat voimassa ja tämän jälkeen siten, kun suunnitelma-asiakirjojen arkistoinnista erikseen säädetään.
Muut Suomi-rata Oy:n käsittelemät henkilötiedot, kuten suunnitteluun liittyvään sidosryhmäyhteistyöhön ja tiedottamiseen liittyvät henkilötiedot hävitetään, kun niiden käsittelylle ei enää ole tarvetta esimerkiksi suunnitelman toteuttamisen vuoksi, ellei tietoihin kohdistu muualla laissa säädettyä pidempää säilytysaikaa.
9. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profiloinnissa.
10. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet, tekniset ja organisatoriset toimet
Henkilötietojen suojaaminen perustuu yleisesti tunnettuihin ja hyväksyttyihin tietoturvamekanismeihin ja -kontrolleihin.
Tietojen suojaamisessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
- käyttöoikeus- ja -valtuushallinta sekä pääsynvalvonta,
- tietokantojen, palvelimien ja muun teknisen infrastruktuurin tekniset suojauskeinot, kuten salaustekniikat,
- palveluntuotannossa käytettävien tilojen fyysinen suojaus sekä kulunvalvonta,
- tietoliikenteen suojaaminen, palomuurit,
- tiedon suojaaminen varmuuskopioimalla ja varmistamalla tietojen palautusmahdollisuus.
Tietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta tarve käsittelylle.
Tietojen käsittelyssä käytettävät laitteet ja tilat sijaitsevat Suomessa.
Toiminnan asianmukaisuuden valvonnassa käytetään hallinnollisia kontrolleja. Vastuu tietosuojaa koskevien periaatteiden toteuttamisesta on Suomi-rata Oy:n johdolla.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu taikka saada vahvistus siitä, että häntä koskevia tietoja ei ole tallennettu rekisteriin. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoja siten, kun tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa tarkemmin säädetään. Tarkastusoikeuden käyttöön voi kohdistua laissa säädettyjä rajoituksia. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin periä rekisteröidyltä kohtuullisen, pyyntöön vastaamisesta aiheutuvien hallinnollisten kustannusten mukaisen maksun, jos rekisteröity pyytää tiedoista useampia jäljennöksiä tai mikäli rekisteröidyn pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton. Tarkastusoikeuden käyttäminen edellyttää lähtökohtaisesti sitä, että tarkastusoikeuden käyttämistä pyytävä voidaan tunnistaa. - Oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen tai käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistuksi tai poistetuksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti. - Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siten, kun tietosuoja-asetuksen 21 artiklassa säädetään. Rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. - Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun mainitun artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä on voitu rajoittaa muualla lainsäädännössä. Rekisteröidyn halutessa käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan, tulee hänen olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjän yhteystiedot on ilmoitettu kohdassa 1.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä toimenpidepyyntö valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai tietosuojalakia (1050/2018).
Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Verkkosivut: https://www.tietosuoja.fi
Suomi-rata Oy